行政書士事務所でChatGPTなどの生成AIを使おうとすると、
「申請書まで作らせられる？」
「相談への回答に使ってもいい？」
「契約書や理由書もAIで作れる？」
「行政書士本人が確認しなければならない仕事はどこ？」
と迷うことがあります。
結論からいうと、行政書士事務所ではChatGPTをかなり多くの業務に使えますが、行政書士としての判断そのものを任せる使い方には向いていません。
使いやすいのは、
相談内容の整理
必要資料の整理
過去書類の要約
文章のたたき台
メール
議事録
理由書・申述書等の文章整理
チェックリスト
社内マニュアル
記事・FAQ
などです。
一方、
この案件を受任できるか
どの許認可が必要か
この要件を満たしているか
どの手続を選ぶか
この書類で申請できるか
他士業の業務に当たらないか
といった判断は、行政書士本人が行います。
つまり、
情報を整理する・文章にする仕事はAI。
法令・事実を確認して手続を判断する仕事は行政書士。
と分けると使いやすくなります。
行政書士事務所で最初に使いやすいのは「書く前の整理」
行政書士の仕事は、単に申請書へ文字を入力するだけではありません。
依頼者から話を聞く
↓
何をしたいのか整理する
↓
事実関係を確認する
↓
必要な手続を考える
↓
資料を集める
↓
書類を作る
↓
行政庁へ確認・提出する
という流れがあります。
この中でChatGPTが特に使いやすいのは、
大量の情報を整理する部分
です。
たとえば依頼者から、
電話
メール
LINE
打ち合わせメモ
などで情報がバラバラに来た場合です。
それを、
依頼者がしたいこと
現在分かっていること
不足している情報
確認したい事項
に整理できます。
行政書士本人は、一からメモを読み返すのではなく、整理された内容を見て事実確認へ進めます。
初回相談のメモ整理に使える
たとえば建設業者から、
「今度別の工事も始めたい。事務所も移すかもしれない。役員も変わった。許可で何か必要？」
と相談されたとします。
この会話をそのままAIに、
「確定している事実・未確認事項・追加で聞く項目に分けて」
と整理させることができます。
AIが、
どの届出が必要か
を最終判断するのではありません。
行政書士が判断する前に、
聞き漏らしを減らすための材料
を作ります。
相談件数が増えるほど使いやすい方法です。
面談後の「次に確認すること」を出すのにも向く
相談を受けた後、
「あれも聞けばよかった」
となることがあります。
AIへ相談メモを渡し、
「この内容から追加確認が必要そうな項目を候補として挙げて」
と依頼できます。
たとえば、
契約主体
所在地
許可の現状
工事内容
変更時期
現在の役員
などが候補に出ます。
そこから行政書士が、
この手続では必要
これは今回不要
と選別します。
AIは、
質問候補を増やす
ことには向いています。
しかし、
何を法的に確認すべきかの最終決定
は資格者側に残します。
必要書類リストのたたき台にも使える
行政書士業務では、
住民票
登記事項証明書
定款
決算書
図面
契約書
写真
など、多くの資料を集めることがあります。
案件条件を整理した後、
「依頼者から集める資料・行政書士側で取得する資料・行政庁へ確認する事項に分けて」
とAIへ整理させることができます。
その後、行政庁の最新手引きや公式ページと照合します。
ここでも、
AIが作った必要書類一覧をそのまま依頼者へ送る
のではなく、
行政書士が公式資料と照合してから送る
という流れにします。
行政庁の長い手引きを整理する用途はかなり大きい
許認可業務では、行政庁の手引きが数十ページ、場合によっては100ページを超えることがあります。
全部を毎回最初から読むのは大変です。
AIへ手引きを読み込ませて、
申請要件
必要書類
添付図面
提出方法
手数料
変更届
注意点
などに整理させることができます。
さらに、
「事務所移転に関係する部分だけ」
「500㎡以上のケースだけ」
など、案件に関係する部分を絞ることもできます。
これは行政書士業務と非常に相性があります。
ただしAIが要約した内容だけで判断せず、実際に申請する案件については該当箇所の原文へ戻って確認することが重要です。
法令と手引きの違いを整理する補助にも使える
行政書士業務では、
法律
政令
省令
条例
規則
審査基準
手引き
行政庁Q&A
など複数の情報を見ることがあります。
ChatGPTへ、
「この要件について、法令上の根拠と手引き上の実務説明を分けて整理して」
と使うことができます。
これによって、
法令そのものに書いてあること
行政実務上案内されていること
を整理しやすくなります。
ただし条文番号、施行日、改正内容などは誤る可能性があります。
最終的には法令原文・行政庁資料を確認します。
申請書そのものの作成にも使えるが、入力補助として考える
ChatGPTへ申請条件を渡せば、
申請書の記載内容
記載例
文章部分
を作ることはできます。
しかし行政書士業務では、
申請者
所在地
資格
数量
面積
日付
許可番号
など、一文字違えば問題になる情報もあります。
そのため、
AIに申請内容を考えさせる
より、
確定情報を所定の項目へ整理する
用途に使います。
たとえば、
会社情報
役員情報
施設情報
を一覧化して、申請書転記用データへ整える使い方です。
理由書・申述書などの文章作成とは相性がいい
行政書士業務には、
理由書
申述書
事情説明書
経緯書
のように、事実関係を文章で説明する書類があります。
これは生成AIと相性があります。
依頼者から聞いた内容を、
時系列
発生した事実
現在の状況
申請に至った事情
に整理し、書類向けの文章へ変換できます。
重要なのは、
事実そのものは依頼者と行政書士が確認する
ことです。
AIには、
「事実を補わない。不明点は【要確認】とする」
と指示しておくと使いやすくなります。
行政書士がゼロから文章を書く時間を減らし、内容確認へ時間を使えます。
過去案件の書類を今回用に整理する用途にも向く
同じ業務を繰り返す行政書士事務所なら、
過去の申請書
理由書
質問事項
補正内容
が蓄積されます。
たとえば、
前回案件
＋
今回案件の違い
をAIへ渡して、
「変更が必要な部分を候補として抽出」
できます。
会社名
日付
所在地
役員
数量
事業内容
など、前案件の情報が残っていないかチェックする使い方もできます。
AIは新しい書類を作るだけでなく、
過去書類のコピペ事故を探す
用途にも使えます。
補正対応の整理にも使える
行政庁から、
「この資料を追加してください」
「この説明を修正してください」
と補正を求められることがあります。
補正内容をAIへ渡し、
指摘事項
必要な対応
依頼者へ確認すること
行政書士側で修正すること
に分けられます。
補正事項が複数ある案件では特に便利です。
ただし、
「行政庁がこの意味で言っているはず」
とAIに推測させず、意味が曖昧なら担当部署へ確認します。
行政庁への問い合わせ前の質問整理にも使える
行政書士が行政庁へ電話するとき、
何を聞くか整理しておくと話が早くなります。
案件条件を入力し、
「行政庁へ確認すべき事項だけ短く整理して」
と依頼できます。
たとえば、
今回の行為は許可対象か
面積算定方法
必要図面
事前協議の要否
提出部数
などです。
行政庁への問い合わせそのものをAIに任せるのではなく、
行政書士が確認するときの質問を整理する
用途です。
顧客への説明メールはかなり任せやすい
行政書士事務所では、
必要書類の案内
追加資料の依頼
進捗報告
補正の連絡
許可取得後の案内
などのメールを頻繁に送ります。
内容が確定していれば、AIへ文章化を任せやすい仕事です。
たとえば、
「住民票と車検証コピーが不足。金曜までにもらえれば月曜提出予定」
と入力し、
顧客向けに丁寧なメールへ変換できます。
重要な法的判断を含まない文章であれば、行政書士業務の中でも比較的使いやすいでしょう。
難しい制度を依頼者向けに説明する用途にも向く
行政手続は、依頼者から見ると分かりにくいものがあります。
法令や手引きの文章をそのまま見せても、
何をすればいいのか分からない
ことがあります。
行政書士が内容を確認した上で、
「専門用語を減らして依頼者向けに説明して」
とAIへ依頼できます。
たとえば、
許可
届出
変更届
事前協議
の違いを簡潔に説明する文章です。
行政書士の知識を、
依頼者に伝わる日本語へ変える
用途です。
議事録・相談記録にも使える
行政書士事務所でも、
依頼者面談
行政庁との打ち合わせ
他士業との打ち合わせ
社内会議
があります。
音声の文字起こしから、
決定事項
追加確認
担当者
期限
へ整理できます。
案件数が増えると、
「あのとき何を確認したか」
を探す時間も増えます。
相談記録を一定の形式に整理しておけば、案件管理にも使いやすくなります。
契約書のたたき台にも使えるが、最終判断は別
行政書士は権利義務に関する書類の作成等を業務とすることができますが、他の法律によって制限されている業務を行うことはできません。
契約書作成でもChatGPTを、
条項構成
文章のたたき台
表現統一
条番号整理
誤字チェック
などに使えます。
ただし、
この条項で紛争を防げるか
この条件なら法的に問題ないか
この案件を行政書士として受任できるか
といった判断は別です。
特に紛争性のある案件や、他士業の独占業務との境界が問題になる案件では、人による判断が必要です。
「行政書士が作れる書類か」の判断をAIに任せない
日本行政書士会連合会は、行政書士の業務として、
官公署に提出する書類
権利義務に関する書類
事実証明に関する書類
の作成等を案内する一方、他の法律において制限されているものは業務を行うことができないとしています。
ここは重要です。
ChatGPTへ、
「これは行政書士ができますか？」
と聞けば答えは返ってきます。
しかし、その回答だけで受任可否を決めるべきではありません。
業際判断は、
案件内容
依頼内容
紛争性
他法令
などを行政書士本人が確認します。
AIは論点整理までです。
「この許可が必要」とAIだけで決めない
許認可では、
面積
区域
設備
事業内容
工事内容
土地利用
過去の許可
など、細かな事実によって要否が変わります。
AIへ一般的な制度を聞くことはできます。
しかし、
「この案件は許可不要」
という最終判断をAIだけで行うのは危険です。
行政書士業務の価値は、申請書へ文字を入れることだけではありません。
依頼者の事実関係から、何を確認し、どの手続が必要かを整理すること
にもあります。
ここをAIへ丸投げすると、行政書士本人が提供する専門サービスの中心まで手放すことになります。
契約書・許認可・相続では「もっともらしい間違い」に注意する
生成AIの特徴として、自然な文章を作れます。
そのため、
明らかに変な文章
より、
もっともらしく見えるが根拠が違う文章
の方が注意が必要です。
たとえば、
存在しない例外
古い制度
違う自治体の取扱い
間違った必要書類
異なる期限
などです。
行政書士事務所では、
AI出力が自然だから正しい
とは考えません。
重要な情報は、
法令
行政庁の手引き
公式ページ
行政庁への確認
へ戻ります。
自治体差・行政庁差がある業務では特に人が確認する
許認可では、
全国共通の法律
だけを見れば終わるとは限りません。
自治体の条例
行政庁の手引き
ローカルルール
事前協議
提出方法
などが違う場合があります。
ChatGPTが一般論として正しくても、
今回の提出先では違う
ことがあります。
そのため、
雨水
盛土
農地
道路
建設業
古物
など、提出先によって実務が変わるものでは、行政庁の最新情報を確認します。
生成AIは、
その確認作業を速くするため
に使います。
記事・FAQ・ホームページ作成にはかなり使える
行政書士事務所では集客用に、
ホームページ記事
FAQ
サービス説明
SNS投稿
相談前案内
なども作ります。
これはChatGPTを使いやすい分野です。
たとえば公式資料をもとに、
「依頼者が自分で手続できるケースと行政書士へ依頼した方がいいケースを分けて」
と記事構成を作れます。
ただし行政書士が発信する情報には、専門家としての信頼性が関わります。
AIが書いた記事をそのまま公開せず、
法令
地域差
例外
現在の運用
を確認します。
社内マニュアルを作る用途にも向く
一人事務所でも案件が増えると、
車庫証明
自動車登録
建設業
古物
相続
など、業務ごとの手順を毎回思い出す必要があります。
過去の経験を、
受任時確認
必要資料
行政庁確認
書類作成
提出
補正
完了後
というチェックリストへAIで整理できます。
職員を雇う場合にはさらに有効です。
行政書士本人の頭にある業務手順を、
誰でも確認できるマニュアルにする
用途です。
過去案件を「事務所の知識」にする使い方もできる
行政書士事務所には、
過去の補正
行政庁への確認内容
案件ごとの注意点
書式
など、実務をするほど情報が蓄積されます。
しかし保存しているだけでは、
後から探せない
ことがあります。
会社・事務所向けの生成AI環境へ適切に資料を連携できれば、
「以前この行政庁で同じ補正を受けた案件は？」
「この業務の過去チェックリストを探して」
など、事務所内情報の検索にも使えます。
生成AIの価値は、
新しい文章を作ること
だけではありません。
過去の実務を再利用しやすくすること
にもあります。
個人情報・依頼者情報の入力は特に注意する
行政書士事務所には、
氏名
住所
生年月日
戸籍
住民票
財産
会社情報
契約内容
許認可情報
など、多くの情報が集まります。
生成AIへ入力する前に、
その情報を入力する必要があるのか
を考えます。
個人情報保護委員会は、事業者が生成AIへ個人情報を含むプロンプトを入力する場合、利用目的の範囲内であることを確認し、サービス提供者による機械学習への利用等についても確認するよう注意喚起しています。
たとえば文章の構成を作るだけなら、
「山田太郎、愛知県○○市」
まで入力する必要がない場合があります。
「申請者A」
へ置き換えても目的を達成できるなら、情報を減らします。
戸籍・住民票・マイナンバーを安易にアップロードしない
行政書士業務では、依頼者から原本・コピーを預かる書類があります。
特に、
戸籍
住民票
免許証
マイナンバー関係
財産資料
などは慎重に扱う必要があります。
AIで要約したいから
という理由だけで、社員や行政書士が自由に外部サービスへアップロードする運用は避けた方がよいでしょう。
会社・事務所として、
使用するサービス
入力できる情報
匿名化ルール
ファイルアップロードの可否
を決めます。
ChatGPT Businessでも「何でも入れてよい」わけではない
会社・事務所でChatGPTを本格利用する場合、Businessなど組織利用向けプランを検討する方法があります。
OpenAIはBusiness等のビジネス向けサービスについて、組織データをデフォルトでモデル学習に使用しないと案内しています。
ただし、
学習に使われない＝秘密情報を無条件で入力してよい
ではありません。
依頼者との秘密保持
個人情報保護
事務所の情報管理
委託先管理
などは別に考えます。
行政書士事務所では、AIの機能だけではなく、
依頼者情報をどの環境で扱うか
まで導入ルールとして決める必要があります。
行政書士本人が判断する仕事・AIへ任せやすい仕事
分けると次のようになります。
| 業務 | AI活用 |
|---|---|
| 面談メモ整理 | ◎ |
| 議事録 | ◎ |
| メール作成 | ◎ |
| 長い手引きの要約 | ◎ |
| 過去書類の整理 | ◎ |
| 理由書等の文章化 | ◎ |
| FAQ・記事の下書き | ◎ |
| 社内マニュアル | ◎ |
| 必要書類候補 | ○ |
| 確認事項チェックリスト | ○ |
| 法令・手引きの論点整理 | ○ |
| 申請書入力補助 | ○ |
| 契約書初稿 | ○ |
| 補正事項の整理 | ○ |
| 許認可要否の最終判断 | × 行政書士 |
| 申請要件充足の最終判断 | × 行政書士 |
| 法令解釈の最終確認 | × 人・一次情報 |
| 受任可否・業際判断 | × 行政書士 |
| 契約内容の最終判断 | × 行政書士等 |
| 提出書類の最終確認 | × 行政書士 |
| 行政庁との実務判断 | × 行政書士 |
小さい行政書士事務所なら最初は4つで十分
生成AIを導入すると、
何でもAI化したくなる
かもしれません。
しかし一人事務所・少人数事務所なら、まず、
相談メモ整理
行政庁手引きの整理
顧客メール
書類の文章部分のたたき台
くらいからで十分です。
どれも、
毎回発生する
時間を使う
行政書士が最後に確認できる
という共通点があります。
AI導入の効果を測りやすい仕事です。
たとえば1案件30分減るだけでも積み上がる
現在、
相談整理15分
手引き確認30分
メール15分
理由書等の文章30分
で、1案件90分使っているとします。
AIによって、
相談整理5分
手引き確認15分
メール5分
文章15分
になれば、
45分短縮。
月20案件なら、
15時間
です。
一人事務所ならかなり大きい時間です。
その時間を、
依頼者との面談
行政庁への確認
案件判断
営業
など、行政書士本人でなければ価値を出しにくい仕事へ戻せます。
AIが使いやすい事務所・効果が小さい事務所
ChatGPTを使いやすいのは、同じ業務を繰り返し、手引き・文章・メール・確認作業が多い事務所です。
たとえば、
- 許認可案件が多い
- 長い手引きを頻繁に読む
- 理由書・説明書をよく作る
- 顧客への連絡が多い
- 過去案件を再利用したい
- 記事・FAQを作っている
- 職員へ業務を標準化したい
といった場合です。
逆に、
案件数が非常に少ない
文章作成にも時間がかからない
AIへ入力できる資料がほとんどない
最終確認する人がいない
のであれば、会社向けAIへ課金しても効果は小さいかもしれません。
重要なのは、
AIで何ができるか
より、
行政書士本人が毎月何時間「調べる・まとめる・書く」に使っているか
です。
結論｜行政書士事務所では「判断をAIに任せる」のではなく「判断する前後の作業をAIに任せる」
行政書士事務所ではChatGPTをかなり多くの仕事に使えます。
特に、
相談内容の整理
行政庁手引きの要約
必要資料候補
理由書等の文章化
申請書入力補助
補正内容整理
顧客メール
議事録
記事
マニュアル
などです。
行政書士業務は文書を扱う量が多いため、生成AIとの相性は悪くありません。
しかし行政書士の仕事は、
書類を書くことだけ
ではありません。
依頼者が何をしたいのかを整理する。
どの制度が関係するか確認する。
許認可が必要か判断する。
要件を満たすか確認する。
他の法律によって制限される業務ではないか判断する。
行政庁と調整する。
ここに専門家としての仕事があります。
そのため、
ChatGPT
↓
許可が必要と回答
↓
そのまま受任
という使い方にはしません。
行政書士が事実と公式資料を確認
↓
判断
↓
ChatGPTで書類・説明文へ整理
↓
行政書士が最終確認
↓
提出・説明
という流れにします。
つまり行政書士事務所でAIへ任せたいのは、
行政書士の判断
ではありません。
行政書士が判断するために行っている、
読む
探す
整理する
書く
言い換える
形式をそろえる
といった作業です。
AIに文章を任せて、行政書士は判断に時間を使う。
この使い方なら、小規模な行政書士事務所でもChatGPTを導入する意味を出しやすくなります。
次に読む記事
会社全体で生成AIを使う前に、入力情報と人が確認する仕事のルールを決めたい場合は、
「生成AIを会社で使う前に決めておきたいこと｜入力してよい情報・人が確認する仕事」
を確認してみてください。
ChatGPT・Claude・Geminiのどれへ課金するか迷っている場合は、
「小さい会社で生成AIに課金するなら？ChatGPT・Claude・Geminiの選び方」
も判断材料になります。
行政書士事務所でも汎用AIだけで足りるのか、専用AI・業務ソフトまで必要なのか判断したい場合は、
「ChatGPT・Claude・Geminiだけで十分？専用AIツールを導入した方がいい業務との違い」
へ進むと、AIと行政書士業務ソフトの役割を分けやすくなります。
出典
個人情報保護委員会｜生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について
個人情報保護委員会｜生成AIサービスの利用に関する注意喚起リーフレット
日本行政書士会連合会｜特定個人情報（マイナンバー）保護基本方針
OpenAI｜Business data privacy, security, and compliance
この記事は、2026年8月時点の日本行政書士会連合会・個人情報保護委員会・OpenAIの公開情報を確認して作成しています。